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La prise de référence occupe une place particulière dans le processus de recrutement. Souvent réalisée en fin de parcours, elle n’est pas toujours visible pour le candidat, et pourtant, elle peut influencer fortement une décision finale.
En complément des données véhiculées par le CV et les échanges en entretien, la prise de référence permet d’accéder à une vision plus concrète du comportement professionnel d’un candidat. Elle apporte une forme de validation, de nuance, et replace un parcours dans son contexte réel.
Pour les Recruteurs, c’est un outil d’aide à la décision. Pour les candidats, c’est un prolongement indirect de leur image professionnelle. Mais son utilisation ne s’improvise pas : elle s’inscrit dans un cadre légal précis et nécessite une approche méthodique pour être pertinente. En clair, elle constitue un outil discret, mais dont les répercussions sur le recrutement peuvent être décisives.
Définition : qu’est-ce que la prise de référence ?
La prise de référence consiste à contacter une ou plusieurs personnes ayant travaillé avec un candidat afin de recueillir un retour sur les compétences de celui-ci, son comportement professionnel et sa manière d’évoluer dans un environnement de travail.
Contrairement à une simple vérification de parcours (dates, postes occupés…), elle vise à apporter une lecture qualitative du profil. Elle permet d’évaluer des éléments difficiles à mesurer autrement : posture, relationnel, fiabilité, capacité d’adaptation, communication, ou encore style managérial. La prise de référence crée du contexte : elle permet d’en savoir plus sur les aptitudes réelles du candidat dans une situation donnée.
La prise de référence avant l’embauche
La prise de référence a lieu, le plus souvent, en fin de processus de recrutement. Elle permet d’éclaircir les zones d’ombres avant une embauche, d’étayer l’ensemble de l’information présentée dans le parcours. Elle intervient avant d’aller plus loin avec un profil dans un processus de recrutement.
Aussi, je recrute principalement sur des métiers administratifs donc je demande systématiquement aux interlocuteurs contactés pour les prises de référence quel était le niveau d'orthographe de la personne. À l'heure où l'IA devient un outil utilisé presque quotidiennement, je pense qu'il est important de vérifier que certaines compétences sont bien acquises.
Qui sont les référents sollicités ?
Les référents contactés sont généralement d’anciens supérieurs hiérarchiques, d’anciens collègues ou partenaires professionnels, et plus rarement des clients. Il est important que la prise de contact se fasse avec des référents directs au candidat : c’est-à-dire des personnes ayant travaillé avec lui à différentes reprises, ayant collaboré au sein de son équipe ou ayant encadré son travail.
Afin de ne pas se fier à un seul regard, il peut être judicieux de se tourner vers plusieurs référents dans le but d’obtenir un avis global et moins subjectif, quand cela est possible.
Quelle forme doit prendre la prise de référence ?
La prise de référence peut prendre plusieurs formes. Elle est généralement réalisée par téléphone et retranscrite à l’écrit par le Consultant en Recrutement. Un mail de prise de référence peut également convenir pour le référent qui ne peut pas échanger par téléphone et qui souhaite répondre directement aux questions formulées par écrit.
La prise de référence peut également s’appuyer sur un formulaire structuré ou des outils digitaux. Certaines entreprises utilisent aujourd’hui des systèmes automatisés pour standardiser les retours, même si l’échange direct reste souvent privilégié pour capter toutes les nuances dans le discours.
La prise de référence et son cadre légal en France
Le consentement du candidat : un prérequis indispensable
En France, la prise de référence est strictement encadrée. Le principe fondamental est simple : le Recruteur doit impérativement obtenir l’accord du candidat avant de contacter un référent.
Il est recommandé de formaliser cet accord à l’écrit, soit par e-mail, soit via un formulaire d’autorisation de prise de référence. Cela permet de sécuriser la démarche et d’éviter toute ambiguïté.
Le candidat doit également être informé de l’identité des personnes qui seront contactées. Il conserve ainsi un contrôle sur les informations partagées et sur son réseau professionnel.
La prise de référence en Recrutement : une loi stricte
Les articles de loi du Code du travail sur la prise de référence dans le recrutement sont les suivants :
Article L. 1221-8 du Code du travail : « Le candidat à un emploi est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. »
Article L.1221-9 du Code du travail : « Aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. »
La prise de référence sans autorisation : une pratique à proscrire
Certaines pratiques consistent à contacter un ancien employeur sans en informer le candidat. Cette approche, qui est une prise de référence sans l’accord du candidat (parfois appelée « prise de référence sauvage »), est rigoureusement interdite.
Elle peut entraîner plusieurs risques, tels qu’une atteinte à la vie privée, une rupture de confidentialité, ou encore une mise en difficulté du candidat dans son poste actuel.
Sur le plan juridique, la prise de référence sans le consentement du candidat peut être sanctionnée, notamment au regard des articles du Code du travail précédemment mentionnés.
Les limites des informations collectées
Le Recruteur ne peut pas poser n’importe quelle question lors d’une prise de référence. Les informations recueillies doivent être pertinentes au regard du poste visé par le candidat, strictement professionnelles et proportionnées à l’objectif d’évaluation.
Certains sujets doivent être rigoureusement exclus de l’échange, tels que la santé du candidat, ses opinions personnelles ou sa vie privée. La prise de référence doit rester un outil d’évaluation professionnelle, et non un moyen d’investigation intrusive.
Le rôle de la prise de références professionnelles dans le recrutement
Du côté du candidat : valider et contextualiser le parcours
La prise de référence pour le candidat agit comme une forme de validation externe. Elle permet de confirmer les éléments évoqués en entretien, mais aussi d’apporter un éclairage complémentaire. Elle apporte une validation sur les compétences techniques et les softs skills dont le candidat prétend disposer pour le poste à pourvoir.
Elle va donc permettre de valider ces compétences par des exemples étayés, mais aussi de comprendre le rôle réel occupé par le candidat au sein d’une structure, d’analyser sa manière de travailler au quotidien ou encore de cerner son style managérial.
Elle apporte également du contexte à l’expérience professionnelle, en mettant en lumière les environnements spécifiques, les enjeux, les fonctionnements des équipes et les contraintes propres.
Du côté de l’employeur : sécuriser la décision
Pour l’entreprise, la prise de référence est un outil de sécurisation. Elle permet de réduire l’incertitude en obtenant un retour direct de personnes ayant observé le candidat en situation réelle.
Elle est particulièrement utile dans certaines situations, en particulier lors du recrutement de postes à responsabilités, de fonctions managériales, ou dans le cadre d’environnements complexes ou sensibles.
Elle peut également servir d’outil d’arbitrage lorsque plusieurs candidats présentent des profils similaires.
Elle contribue à sécuriser le process de recrutement, et permet d'avoir une vision complémentaire du profil. Elle apporte un angle « terrain » car nous échangeons avec des personnes ayant travaillé plusieurs mois ou années avec le candidat. Elle peut lever des doutes (par exemple, des signes de timidité ou de stress du candidat en entretien peuvent être balayés par un manager rassurant sur ce point) ou aider à détecter des signaux faibles : savoir-être, intégration à un collectif, ponctualité, gestion du relationnel, etc.
C'est une démarche nécessaire, rigoureuse et encadrée. Elle permet autant d'aider à la décision (parmi les autres éléments décisionnels) que d'accompagner avec fiabilité, pertinence et neutralité.
L’intérêt stratégique de la prise de référence
La prise de référence constitue un outil de vérification de la véracité des informations transmises par le candidat, mais elle ne se limite pas à cela. Elle s’inscrit dans une logique plus globale d’évaluation et de projection.
Elle permet de compléter les autres outils utilisés dans le recrutement : entretiens, tests, mises en situation. Là où ces outils donnent une photographie à un instant donné, la prise de référence apporte une vision dans la durée.
Elle contribue également à mieux anticiper l’intégration du candidat. En identifiant ses points forts et ses axes de progression, elle permet d’adapter l’accompagnement dès la prise de poste.
Dans certains cas, elle peut aussi révéler des éléments inattendus, positifs ou négatifs, qui n’avaient pas émergé auparavant.
Recrutement et prise de référence : un outil d’aide à la décision
Souvent en fin de processus de recrutement, la prise de référence permet de consolider une décision en apportant un regard extérieur sur le candidat. Elle ne remplace pas l’évaluation réalisée en amont, mais elle vient la compléter. Elle peut confirmer une intuition, éclairer un doute ou affiner une projection.
Elle est également utile pour aligner les parties prenantes internes. Un retour objectif et argumenté peut faciliter la prise de décision collective, notamment lorsque les avis divergent.
Comment faire une prise de référence ?
Les 6 bonnes pratiques pour une prise de références réussie
1. Obtenir un accord clair et instaurer un cadre de confiance
La première étape d’une prise de référence réussie repose sur la transparence. Il est essentiel de demander l’accord explicite du candidat avant de contacter un référent. Au-delà de l’aspect légal, cela permet d’instaurer une relation de confiance et d’éviter toute situation inconfortable.
Un candidat qui valide la démarche sera généralement plus enclin à orienter vers des référents pertinents, ce qui améliore la qualité des retours.
2. Choisir des référents réellement pertinents
Toutes les références ne se valent pas. L’intérêt d’une prise de référence dépend fortement de la personne interrogée. Il est donc important de privilégier des profils capables d’apporter une vision concrète et opérationnelle du candidat.
Un ancien manager direct reste souvent le meilleur choix, car il a pu observer la performance, l’autonomie et le comportement dans la durée. Dans certains cas, un référent transverse (collègue, client interne) peut également enrichir l’analyse, notamment sur les compétences relationnelles.
3. Préparer ses questions en amont
Une prise de référence doit être préparée, avec un fil conducteur, des questions ouvertes et structurées autour des compétences attendues pour le poste.
Les questions doivent permettre d’explorer :
- Le contexte de collaboration
- Les responsabilités réelles
- Les points forts
- Les axes de progression
- Le style de travail ou de management, etc.
Une bonne préparation permet d’éviter les échanges trop superficiels et d’obtenir des réponses plus concrètes.
4. Adopter une posture neutre et analytique
La manière de conduire l’échange est déterminante. Le Recruteur doit adopter une posture d’écoute active, sans orienter les réponses ni chercher à confirmer une opinion déjà construite.
Il faut laisser le référent s’exprimer librement, tout en relançant avec précision lorsque cela est nécessaire. Une réponse trop vague peut être approfondie, tandis qu’un jugement tranché doit être nuancé et contextualisé.
5. Croiser les informations et contextualiser les retours
Une prise de référence ne doit jamais être interprétée de façon isolée. Un seul retour, surtout s’il est négatif, ne suffit pas à tirer une conclusion.
Il est essentiel de croiser les informations avec d’autres éléments du processus : entretiens, tests, parcours du candidat. Le contexte joue également un rôle clé : environnement de travail, organisation, relation managériale…
L’objectif est de comprendre, pas de juger.
6. Formaliser et exploiter les retours de manière utile
Enfin, une bonne prise de référence ne s’arrête pas à l’échange. Il est essentiel de structurer les informations recueillies pour les intégrer dans la prise de décision.
Cela peut passer par une synthèse écrite mettant en avant :
- Les points de convergence
- Les signaux d’alerte éventuels
- Les éléments différenciants
Les erreurs à éviter
Certaines pratiques peuvent nuire à la qualité de la prise de référence :
- Poser des questions orientées
- Chercher à confirmer un biais
- Surinterpréter un retour isolé
- Négliger le contexte d’un départ
Une prise de référence négative doit toujours être analysée avec prudence. Elle peut refléter une situation spécifique, un désaccord ponctuel ou un environnement particulier.
Exemples de questions d’une prise de référence
Lors de la prise de référence, il est important de préparer une liste de questions pour compléter les informations dont vous disposez sur un candidat. L’objectif n’est pas de valider une impression, mais de comprendre un fonctionnement.
Les thématiques à aborder dans vos questions peuvent être variées et porter sur la gestion des urgences ou des conflits, la communication du candidat avec ses interlocuteurs, son suivi des process, sa capacité à s’adapter, mais elles peuvent également porter sur des exemples de son travail plus concrets, ses réussites et son potentiel de développement.
Prise de référence : un exemple de différentes thématiques à aborder
| Thématique | Objectif | Exemples de questions |
| Contexte de collaboration | Comprendre le cadre de travail | – Dans quel contexte avez-vous travaillé avec ce candidat ? – Pendant combien de temps avez-vous collaboré ? – Quels étaient vos rôles respectifs ? |
| Périmètre et responsabilités | Vérifier la réalité du poste | – Quelles étaient ses principales missions ? – Avait-il des responsabilités managériales ? – Sur quels projets clés est-il intervenu ? |
| Compétences techniques | Évaluer le niveau de maîtrise métier | – Quelles compétences techniques maîtrisait-il particulièrement ? – Était-il autonome sur son périmètre ? – Comment évaluiez-vous sa performance globale ? |
| Organisation et méthode de travail | Analyser la rigueur et l’efficacité | – Comment gérait-il ses priorités ? – Était-il structuré dans son travail ? – Respectait-il les délais ? |
| Relationnel et travail en équipe | Comprendre les interactions professionnelles | – Comment collaborait-il avec ses collègues ? – Avait-il un bon esprit d’équipe ? – Comment gérait-il les désaccords ? |
| Style de management (si applicable) | Identifier la posture managériale | – Comment décririez-vous son style de management ? – Était-il plutôt directif, participatif ? – Comment accompagnait-il ses équipes ? |
| Leadership et prise de décision | Évaluer la capacité à piloter | – Prenait-il facilement des décisions ? – Était-il à l’aise dans des situations complexes ? – Savait-il embarquer les équipes ? |
| Adaptabilité et gestion du stress | Observer la réaction face aux imprévus | – Comment réagissait-il face à la pression ? – S’adaptait-il facilement aux changements ? – Avez-vous un exemple concret ? |
| Axes d’amélioration | Identifier les points de vigilance | – Sur quels aspects pouvait-il progresser ? – Quels conseils lui donneriez-vous ? |
| Motif de départ | Comprendre le contexte de mobilité | – Pourquoi a-t-il quitté votre structure ? – Le départ s’est-il bien déroulé ? |
| Recommandation globale | Obtenir une synthèse | – Recruteriez-vous à nouveau cette personne ? – Pour quel type de poste la recommanderiez-vous ? |
Ce tableau peut être utilisé comme une trame, mais il est important d’adapter les questions au poste ciblé et au niveau de responsabilité. L’objectif n’est pas de suivre un script rigide, mais de structurer un échange fluide et pertinent.
Conclusion : un outil puissant à manier avec discernement
La prise de référence reste un outil important du recrutement, à condition d’être utilisée avec méthode et rigueur.
Elle permet d’aller au-delà du discours et d’accéder à une compréhension plus fine des profils. Mais elle nécessite un cadre clair, une approche structurée et une capacité d’analyse.
Bien menée, elle constitue un outil supplémentaire pour sécuriser les recrutements et accompagner les décisions. Mal utilisée, elle peut au contraire introduire des biais ou des interprétations erronées.
Tout l’enjeu réside donc dans l’équilibre : écouter, analyser, contextualiser.
La prise de référence avec Linking Talents
Les Consultants en Recrutement des cabinets du groupe Linking Talents réalisent des prises de références de manière régulière, dans le cadre de leurs missions. Cet exercice fait pleinement partie de leur expertise et de leur méthodologie. Grâce à leur expérience terrain, ils savent structurer ces échanges, analyser les retours avec discernement et en tirer des enseignements pertinents. La prise de référence devient ainsi un véritable outil d’aide à la décision, au service des clients, pour sécuriser leurs recrutements et affiner leur compréhension des profils présentés.
