Les offres d’emploi en Assistanat et Métiers d’accueil d’Assistalents

Les missions

Au sein d’une équipe de 30 personnes et rattaché(e) à la Directrice finances et RH et en lien direct avec la Directrice générale:

Accueil et services généraux

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, gérer le standard et la ligne de la Direction Générale
• Gérer les stocks de fournitures et de consommables
• Gérer les abonnements, revues, presse et ouvrages de la bibliothèque
• Traiter le courrier (papier et boîte contact générique) et gérer les envois de colis
• Coordonner l’arrivée des nouveaux collaborateurs (matériel, accueil, calendrier d’intégration)
• Assurer le suivi des contrats et des factures des services généraux
• Coordonner les interventions techniques (informatique, électricité, climatisation, entretien…)
• Assurer le suivi des demandes des collaborateurs au prestataire informatique
• Gérer le stock de matériel informatique (suivi entrées/sorties, PV, inventaire annuel)

Support événementiel et logistique

• Coorganiser les séminaires internes et les événements conviviaux d’équipe avec la Direction
• Apporter un soutien logistique aux équipes pour leurs événements
• Préparer les salles, accueillir les membres et gérer les listes d’émargement des instances

Assistanat de Direction et intégration

• Planifier les rendez-vous de la Direction et les réunions internes
• Gérer le CRM de la Direction
• Élaborer les calendriers annuels des instances de gouvernance
• Assurer le suivi et les relations avec les assistanats des partenaires

Le profil recherché

Vous avez une expérience confirmée en gestion des services généraux et vous maîtrisez des techniques d’assistanat de direction (gestion d’agenda complexe, organisation d’événements et de réunions, coordination d’interlocuteurs multiples).

• Gérer plusieurs dossiers simultanément, à hiérarchiser les urgences et à respecter les échéances
• Adapter votre posture selon le degré de sensibilité des sujets
• Anticiper les besoins, faire preuve d’autonomie et d’initiatives, et proposer des améliorations
• Faire le lien entre différents interlocuteurs, faciliter les échanges et la circulation de l’information
• Interagir avec des interlocuteurs variés, à l’écrit et à l’oral, à tous niveaux hiérarchiques

Compétences informatiques

• Maîtrise de la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Pratique des outils de CRM (Airtable est un plus)
• Goût et volonté d’apprentissage de nouveaux outils numériques

Reconnu(e) pour votre fiabilité et votre sens du service, vous faites preuve d’une grande maturité professionnelle et d’un sens aigu de la confidentialité. Vous savez évoluer avec discrétion, diplomatie et discernement.

Date de début souhaitée : dès que possible

Rémunération : 28 – 35k€ non cadre, 37.5h hebdomadaire du lundi au vendredi

Lieu de travail :  Paris 11ème ;télétravail non autorisé

• De 25 jours de congé payé par an et de 16 de RTT (sur la base d’un temps complet)
• Du remboursement de 75% pour le pass Navigo ou d’un forfait mobilité durable de 275€
• De titres-restaurant (60% par l’employeur)