Nos offres d’emploi pour le métier d’Assistant(e)

Les missions

– Participation à l’élaboration du programme :

 Mise à jour du fichier des intervenants dans la base de données 

Gestion des demandes provenant des intervenants : transport et hébergement en accord avec la chargée d’affaires

– Suivi de la formation sous contrôle de la chargée d’affaires :

 Enregistrer et référencer dans le système informatique 

Assurer dans le respect des procédures internes : les inscriptions des participants aux séminaires en respectant les conditions tarifaires 

Montage des dossiers administratifs par séminaire

Préparation logistique des séminaires  

Établir la préfacturation Vérification, génération et émission de la facturation ou établissement d’avoirs après contrôle de la Chargées d’affaires 

Assurer l’archivage du dossier pour éventuel contrôle de la Direction de la Formation Continue ;

 – Assistanat du Pôle Séminaires 

Répondre, traiter ou transmettre les demandes issues des appels téléphoniques et les courriers/mails relatifs aux affaires courantes séminaires ;

Commande de fournitures, suivi du stock, réception des livraisons et rangement ;

Réception des livraisons des différents fournisseurs

Le profil recherché

• Maîtriser l’informatique : Word, Excell, PowerPoint, … In Design est un plus ;
• Maîtriser la communication au niveau téléphonique;
• Avoir des qualités d’organisation de rigueur et savoir gérer les priorités ;
• Être réactive ;
• Faire preuve de souplesse dans la gestion du travail ;
• Avoir des qualités d’accueil ;
• Avoir la notion de service, le sens commercial ;
• Être efficace et rapide dans l’exécution des tâches 

Localisation: Boulogne Billancourt 

Rémunération: 30k et 32k sur 13 mois, 13 RTT, ticket restaurant, mutuelle, participation aux transports, teletravail