Nos offres d’emploi pour le métier d’Assistant(e)

Les missions

• Gestion des Appels Téléphoniques

· Gérer l’accueil téléphonique des clients en répondant aux appels entrants et en dirigeant les appels vers les personnes/services appropriés.

• Prise de Rendez-vous

· Planifier les rdv, confirmer et rappeler les rendez-vous dans le respect des plannings des agences, gérer les annulations et les reports de rendez-vous.

· Coordonner les calendriers des agences pour éviter les conflits d’horaire.

• Suivi des Clients

· Maintenir une base de données à jour des clients et des prospects.

· Assurer un suivi régulier avec les clients pour confirmer les rendez-vous et répondre à leurs questions.

· Tenir un tableau partagé de suivi des appels à des fins de consultation et de statistiques.

· Effectuer les relances

· Renseigner les clients sur l’environnement métier ( fiscalité..), les agences ( localisation, facilité d’acheminement..), l’avancement des commandes clients (virements , fixations , livraisons …).

• Support Administratif

· Préparer et envoyer des confirmations de rendez-vous par email ou par courrier.

· Assurer la liaison entre les commerciaux et les clients pour toute information supplémentaire.

· Participer à la préparation des dossiers clients pour les rendez-vous.

· Gérer les tâches courantes: planning des équipes, organisation des déplacements, diverses tâches administratives ;

Le profil recherché

• Excellente maîtrise du français (à l’oral et à l’écrit).
• Capacité à communiquer de manière claire et professionnelle.
• Aptitude à écouter activement et à comprendre les besoins des clients.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Aptitude à planifier et à organiser les rendez-vous de manière efficace.
• Maîtrise des outils de gestion de calendrier (comme Teams, Outlook, etc.).
• Compétences Techniques
• Maîtrise des logiciels de gestion de relation client (CRM) comme HubSpot,
• Connaissance des outils de bureautique (Microsoft Office, Google Suite).
• Qualités Personnelles
• Sens du service client et orientation client.
• Patience et empathie.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Formation et Expérience

• Formation : Un diplôme en secrétariat, en gestion administrative, en communication ou dans un domaine similaire est requis.
• Expérience : Une expérience préalable de MINIMUM 3 ANS dans un rôle similaire (assistant commercial, réceptionniste, etc.) est requis.

Rémunération : entre 26k et 28k annuel brut pour 39H/semaine + primes