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Les missions

L’Assistant(e) Administratif(ve) soutiendra les besoins opérationnels et administratifs de deux départements IT, avec un support principal aux Vice-Présidents et à leurs équipes. Le poste apportera un soutien à deux VP basés à Paris.

Les principales responsabilités incluent :

– Gestion du calendrier et de l’agenda (organisation de réunion et priorisation des rendez-vous afin d’optimiser son temps, gestion des déplacements, réservation de vols, hébergements)

– Traitement des notes de frais

– Préparation et suivi des réunions (Organisation des réunions, préparation d’ordres du jour complets, compilation et diffusion des documents nécessaires, rédaction de comptes rendus détaillés et suivi des actions à mener jusqu’à leur réalisation.)

– Gestion de bureau (Supervision des achats de fournitures de bureau, gestion des équipements et garantie du bon fonctionnement et de l’organisation efficace de l’espace de travail du VP)

– Coordination de projets (Assistance sur des projets spécifiques confiés par le VP, impliquant souvent la coordination des tâches et des échéances avec les membres de l’équipe et les autres départements)

– Intégration des nouveaux arrivants (internes & externes)

– Animation et engagement de l’équipe (organisation de petits événements, des rencontres sociales virtuelles et des activités de team building afin de renforcer la cohésion et la collaboration)

– Partage des connaissances et hub de ressources (L’assistant(e) joue un rôle clé dans la mise en place et la maintenance des ressources essentielles pour l’équipe IT globale)

Le profil recherché

• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais
• Minimum de 2 à 5 ans d’expérience administrative auprès de cadres dirigeants dans un environnement dynamique
• Excellentes compétences relationnelles, rédactionnelles et en communication orale
• Maîtrise confirmée des applications Microsoft Office, notamment Outlook, PowerPoint et Excel
• Capacité à respecter des délais serrés avec flexibilité
• Sens de la confidentialité: Gestion d’informations hautement sensibles et confidentielles avec la plus grande discrétion et un professionnalisme irréprochable.
• Excellentes compétences organisationnelles
• Adaptabilité face à l’évolution des besoins de l’entreprise
• Capacité à résoudre des problèmes de manière autonome, sans supervision étroite

Localisation: Paris 9ème

Rémunération: Temps partiel 20k à 24k annuel brut, 18h par semaine